En 2014 ya os conté como casaros por lo civil, pero me quedó pendiente esta entrada, que por unas cosas u otras, nunca había llegado a escribir.
Independientemente de la forma en que contraigas matrimonio, parece que no hay otra opción que pasar por un restaurante para celebrarlo por todo lo alto... ¿Seguro? Nosotros no lo hicimos.
Y antes de empezar quiero dejar claro que esto es nuestra experiencia personal. Lanzarte a hacer un evento de estas magnitudes, sin saber realmente donde te metes, es una LOCURA. No vale haber organizado alguna vez la cena de Navidad de la familia... un evento con mas de 100 personas, que ademas es tu boda y la idea es que tu disfrutes, es otra cosa totalmente distinta. Ahora me explico.
Loco, me lo dijeron unas cuantas veces... que como me metía en ese fregao, que no sabía lo que hacía. Es cierto que es un buen tinglado, pero es que no era la primera vez que organizaba eventos grandes. Siempre ponía el ejemplo de que si fui capaz (junto a otros tres compañeros) de reunir en el mismo espacio a 600 personas durante 72 horas seguidas. Proporcionándoles transporte, alojamiento, manutención y actividades continuas... y encima lo repetí durante 4 años, tenía claro que con una boda de 100 invitados podría.
Como todo lo de este blog, escribo esto meramente para acordarme y por si a alguien le puede servir de ayuda, no pretendo que sea ningún tutorial. Todos los datos y precios que voy a poner ahora son de nuestra celebración de 2014.
Número de invitados
Inicialmente estimamos que serían entre 100 y 150. Posteriormente, una vez analizado el espacio decidí que más de 120 personas me era muy complicado sentarlos en condiciones óptimas.Finalmente asistieron 108 invitados
Espacio físico
En nuestro caso, el espacio elegido fue una parcela familiar (una casa de campo) muy cercana a Albacete capital. Aunque me la conozco de memoria, me fui con un metro y medí todo para hacer un buen plano e hice fotos, muchas fotos, para luego poder pensar bien los detalles.Una vez con el plano hecho, pudimos empezar a hacer bocetos de cuantas mesas cabían, y así saber si el espacio era lo suficientemente grande para el número de comensales.
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Plano definitivo de la disposición |
Invitaciones
Hicimos de forma casera 138 invitaciones, unos sobres bonitos de colores y con un texto que decía "Con motivo de nuestra boda haremos una barbacoa" y en otras al revés "Con motivo de nuestra barbacoa nos casamos", aunque en la mayoría el texto iba personalizado dependiendo a quien fuera.Dimos indicaciones de que la gente llevara calzado cómodo y de que no se olvidaran del bañador para la piscina.
Horario
Fue en verano, en concreto en julio. Convocamos a la gente a las 21:00, por lo que evidentemente era para cenar.Uno de mis mayores temores era que lloviera, porque el plan B, que solo sería en caso de extrema necesidad, hubiese sido llevar a los invitados a un merendero muy cercano en el que cabrían a cubierto, pero habría sido un horror logístico.
Comida
Tema importante, ¿Qué va a comer la gente? ¿Algo ligero rollo picoteo? ¿Solo algo sentado? o ¿Un mix? ¿Y quién la hace?No contratamos a un restaurante (que hubiera sido lo "fácil"). Nos gustaba la idea de un asado argentino y casualidades de la vida, unos meses antes del evento conocí a un argentino que se dedicaba precisamente a esto y nos solucionó gran parte de la comida. El resto de cosas, ya nos buscamos la vida.
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| El argentino hidratando la ternera |
En nuestro caso, mientras esperábamos que viniera todo el mundo, se sirvieron unas bebidas y teníamos a un cortador de jamón contratado que se liquidó en una hora dos jamones Uno de ellos se sirvió en platos que los camareros ofrecían y el otro ya en platos en las mesas para la cena.
Relacionado con el jamón, tuvimos un detalle con los vecinos cercanos, ya que les llevamos a todos un plato de jamón y una botella de vino, en compensación por las molestias que podríamos ocasionarles durante la noche por la música y el alboroto (con la mayoría ya habíamos hablado anteriormente).
Una vez sentados, se sirvieron estos aperitivos (soy muy poco de hincharte a aperitivos y que luego no puedas con el plato principal):
- Jamón (del cortador)
- Almendras fritas (de nuestro almendro y fritas por nosotros)
- Queso manchego al romero
- Olivas
- Ensalada (18 encargadas a una casa de comidas)
- Panecillos individuales
Después de esto se sirvió el primero:
- Chorizos criollos (120 hechos a la brasa por los argentinos)
- Empanadillas argentinas (120 calentadas en horno por los argentinos)
Y luego el plato fuerte:
- Ternera a la estaca. Los argentinos se llevaron 3 faldas de vaca y las tuvieron al aire libre a fuego lento de leña durante horas y horas (todo un espectáculo que empezó a las 16:00)
- Cascos de patata (140 encargadas a una casa de comidas)
Postre:
- Tarta (postre individual encargada a una pastelería local)
- Café (en 3 cafeteras gigantes y unos termos)
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| Tarta nupcial |
Bebidas
Todas las bebidas las compramos en un suministrador local de bebidas, que tras un poco de lloriqueo nos prestó 4 cámaras frigoríficas (de las de los bares) para que todo estuviera fresquito.
- Agua, cerveza, cerveza sin, coca cola, kas limón, kas naranja, 7up, tónica, energética.
- Vinos de la tierra de Castilla bodega Maricubas, blanco macabeo, tinto Robur y rosado semidulce
- Barceló, Johnny Walker, Sigrams, Absolut, Baylies, Licor de mora sin alcohol.
- Bolsas de hielo.
He de decir que sobraron tercios de cerveza como si no hubiera mañana, ya que la gente prefirió el vino (que la verdad estaba muy rico). Pero no hubo problema, ya que los suministradores te suelen recoger (y te abonan) toda la mercancía que esté la caja completa.
Mesas
Lo de todas las bodas, cómo colocar a la gente... Eso ya te puedes imaginar como va y es algo totalmente personal, pero nosotros le dimos una vuelta más, porque claro, ¿Quien tiene en una casa mesas y sillas para sentar a 120 personas?
Contratamos a una empresa especializada el alquiler de todo el mobiliario y cubertería:
- Mesas con sus manteles (18 rectangulares, ya que se adaptaban mejor al espacio).
- Sillas con sus fundas y lazos.
- Servilletas.
- Tenedores, cuchillos, cucharas... (cientos de ellos).
- Platos, copas, tazas de café.
- Bandejas, cubiteras, pinzas.
La factura ocupa 2 folios, porque claro, hay que detallar muy bien todas las unidades que pides, y luego por supuesto pagar las roturas o faltas. Al final de la entrada os detallo todos gastos.
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| 3 de las mesas listas para los invitados |
Camareros y persona de confianza
Si has llegado hasta aquí, te estarás preguntando que quien sirvió a los invitados todo esto, porque puede que esté loco, pero no tanto... ¿Entonces quién?
Contratamos a un hostelero 7 camareros que estuvieron de 20:00 hasta las 02:00 (y uno hasta las 05:00 con las copas). Ellos se encargaron de servir toda la comida y bebida conforme a un horario e instrucciones que les proporcioné. Posteriormente recogieron toda la cubertería y la empaquetaron en los contenedores en los que la empresa de mobiliario la había traído.
A parte de los camareros, dispusimos de una persona de confianza (que no era un invitado) que ya el día de antes estuvo en el lugar de la celebración, conociendo todos los rincones y detalles del evento. Es MUY importante disponer de esta figura, si quieres llámala wedding planner, pero fue mucho más. Fue una persona con mucha iniciativa, capaz de solventar cualquier problema, ya sea ayudar a los invitados, un problema con la vajilla, con las instalaciones, o una incidencia eléctrica. Era la encargada de que se cumpliera en hora el planning que habíamos realizado. También, fue la encargada de servir unas minipulgas con la carne asada que no se emplató y que a altas horas de la madrugada la gente devoró.
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| Horario de tareas |
Almacén
Para meter las cámaras frigoríficas, la vajilla y que los camareros dispongan de un sitio para emplatar, es necesario un espacio amplio con mesas para que se pueda gestionar todo. Nosotros habilitamos el garaje de la propiedad (vaciándolo básicamente) para este fin.
También fue el lugar donde se realizaron las brasas, en una chimenea, para los chorizos criollos. Por cierto, tuve que hacer con varillas de acero una parrilla a medida para que se pudieran cocinar todos a la vez. Piensa que eran 120 chorizos que debían ser servidos al mismo tiempo a los comensales.
Potencia eléctrica
Y por cosas como la que os voy a contar ahora, es por lo que insisto en que si no has montado saraos grandes, te puedes encontrar un problema como este, que puede hacer que todo se vaya al garete.
El lugar disponía de una potencia eléctrica de 3,3kW, por lo que hice unas cuentas de cuanto consumo podría tener en el caso de que todo estuviera a pleno rendimiento (piensa que era verano y las cámaras frigoríficas estuvieron al máximo siempre):
- 4 cámaras frigoríficas (botelleros): 4 x 300W = 1200W
- Iluminación: 20 bombillas x 30W + 2 focos 500W = 1600W
- Sonido y luces DJ: 1000W
- Proyector: 400W
- Horno eléctrico: 2000W
- Resto elementos casa: 300W
Total: 6500W ¡PROBLEMA!
Por lo que alquilamos un generador eléctrico de gasoil de los pequeñitos (4kW) e instalé una manguera de corriente a las cámaras frigoríficas y al horno. De esta manera dejé a la instalación de la casa un consumo máximo de 3300W que era adecuado para su instalación.
Iluminación
La cena se sirvió a eso de las 10, por lo que ya era de noche. Pensamos en poner unos focos grandes para iluminar las mesas, pero lo descartamos enseguida porque sería complicado instalarlos, molestaría a muchas personas y a otros no le llegaría bien la luz mientras comían.
La solución fue tender un alambre junto a un cable eléctrico por encima de todas las mesas y que encima de cada una hubiera una lámpara. Después de barajar varios tipos de luminarias y, como apenas nos gusta complicarnos la vida, realizamos 18 lámparas con papel maché de forma semiesférica (usando una pelota como molde). Creo que quedó bien y cumplieron a la perfección su cometido. Para otras zonas más amplias si que puse un par de focos grandes.
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| Nos entretuvimos unos cuantos días haciéndolas |
Baños
¿Pensáis que es buena idea que 108 personas comiendo y bebiendo durante horas tengan que entrar a un único baño dentro de una casa familiar? Desde luego, yo no. Por tanto alquilamos dos baños portátiles a una empresa especializada.
Dicho así, parece que los baños serian los cutres y apestosos de los que ponen en los conciertos, pero estas empresas tienen lo que denominan baños VIP. Son aseos más "bonitos" y que están extremadamente limpios y bien cuidados, ya que solo alquilan para este tipo de eventos. Te los traen, se los llevan al día siguiente y tu no tienes que limpiarlos ni hacer nada.
Fotos, móviles y disfraces
Un colega nos hizo una APP para que la gente hiciera fotos con el móvil y automática se vieran en una pantalla gigante que teníamos con un proyector. Ahora hay mogollón de APP's así para bodas... la idea era buena.
Compramos una cámara Polaroid y un montón de cartuchos de fotos que estuvo toda la noche pasando de mano en mano. También dispusimos de una mesa de libre disposición con regletas de enchufes y cargadores de móviles. A su lado había un pequeño botiquín con tiritas y material desinfectante.
Y ya de madrugada, abrimos un baúl en el que había disfraces y complementos chorras para que la gente los usara.
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| Por la noche estaba cargadito de complementos |
Transporte
Como os he indicado anteriormente, el sitio estaba cerca de Albacete capital, pero claro, cerca no significa que se pueda ir andando... y ya sabéis como son estas cosas... cuanto menos coche, mejor.
Contratamos un minibus de 28 plazas, para que hiciera dos viajes de ida, y tres de vuelta. El bus paraba en varios sitios estratégicos de la ciudad, incluyendo el hotel donde se habían alojado la mayoría de las personas que venían de fuera.
En los viajes de ida, uno de los invitados tenía la lista de los que habían reservado plaza y en que parada, para que el chófer no se dejara nadie en tierra.
Alojamiento
Como venía bastante gente de fuera de Albacete, contacté con un hotel y acordé una tarifa especial, ya que le aseguré que mínimo se reservarían 10 habitaciones dobles. Imprescindible negociar el late checkout para que la gente pueda dormir un poco más al día siguiente. El hotel te da "una clave" y te obliga a que los invitados hagan las reservas por teléfono con esa clave.
Música y baile
¿Qué sería una fiesta sin música? Alquilamos un equipo de luz y sonido con un micrófono. Hicimos varias listas de MP3 que estuvieron sonando toda la noche según la hora. La idea inicial era llevar a un DJ, pero al final lo dejamos en automático y luego algún invitado se lanzó a pinchar algo.
Respecto al baile, fue algo digamos "secreto" que solo sabíamos los casaderos y nuestra persona de confianza (que se encargó de movilizar a los invitados y de poner la música acordada.
Piscina
Tener una piscina para una boda, es un plus, hace unos meses estuve en otra que también tenía y me lo pasé genial :D
Eso sí, alguien tiene que echar un ojo por si hay peques o no tan peques, pero que digamos, no están en muy buenas condiciones... Aquí, otra vez, nuestra persona de confianza estuvo de 10.
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| Un regalito en la piscina... habrá que ir a por él (y no, no es un fardo de coca) |
Desmontaje y limpieza
Al día siguiente tenía claro que no nos iba a apetecer nada en absoluto desmontar ni limpiar, por lo que teníamos contratado una empresa de limpieza, que se encargaron de recoger y limpiarlo (la verdad es que no se ensucio mucho). La vajilla y los baños no era necesario limpiarlos, ya que los propietarios los recogen en sus contenedores y se encargan de limpiarlo todo adecuadamente para el siguiente alquiler.
Gastos
Tened claro, que estos precios son de 2014 y que TODO nos lo gestionamos nosotros sin intermediarios. Además algunas partidas no sumaron ya que nos las regalaron (eran invitados a la boda) y que en otras nos hicieron un precio espectacular (como la comida de los argentinos).
| CONCEPTO | COSTE |
| Ubicación (es una propiedad familiar) | 0€ |
| Invitaciones | 20€ |
| Comida | 2220€ |
| Cortador de jamón | 150€ |
| 2 jamones para el cortador | 300€ |
| Bebida (el vino nos lo regalaron) | 1620€ |
| Postre (nos lo regalaron) | 0€ |
| Mesas y cubertería | 1750€ |
| Camareros + persona confianza | 1070€ |
| Generador luz + gasóleo | 100€ |
| Instalación eléctrica | 120€ |
| Baños portátiles | 310€ |
| Minibus | 250€ |
| Música | 200€ |
| Polaroid y disfraces | 220€ |
| Limpieza | 100€ |
| TOTAL | 8430€ |
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